Forretningsorden

Forretningsorden

for Bestyrelsen i

CSM Syd – Frivilligsektion

1 Konstituerede
1 – Bestyrelsen konstituerer sig på årets første møde  i overensstemmelse med vedtægterne.

1.1 – Bestyrelsen består af fem – otte medlemmer.

1.2 – Det tilstræbes, at bestyrelsen  er bredt sammensat i forhold til faglig, juridisk, organisatorisk og formidlingsmæssig ekspertise.

1.3 – Mindst et medlem af bestyrelsen skal have sin daglige gang i CSM Syd – Frivilligsektionen som en del af centrets korps af frivillige. Faste brugere af CSM Syd – Frivilligsektion  kan ikke udpeges til bestyrelsen.

1.4 – Bestyrelsen kan udpege op til to til suppleanter til bestyrelsen. Suppleanterne deltager uden stemmeret i bestyrelsens møder.

1.5 – Medlemmerne udpeges for to år ad gangen. Efter tur afgår 2 eller 3 i lige år og 3, 4 eller 5 i ulige år. Genvalg kan finde sted.

1.6 – Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden og konstituerer sig med valg af formand, næsteformand, sekretær samt evt. kasserer.

1.7 – Bestyrelsen udpeger af sin midte en intern revisor, der skal påse, at udgifter afholdes i overenstemmelse med bevillinger og bestyrelsens beslutninger.

1.8 – Formanden indkalder til og leder møderne.

1.9 – I tilfælde af, at et medlem udtræder af bestyrelsen, udpeger den siddende bestyrelse det nye medlem, som godkendes af KFUM’s Sociale Arbejde i Danmark.

2 Formand og næstformand
2 – Formand og næstformand vælges med almindeligt stemmeflerhed.

2.1 – Formanden repræsenterer bestyrelsen og institutionen udadtil, og erstattes under fravær af næstformanden. Formanden leder møderne og orienterer den øvrige bestyrelse om væsent- lige begivenheder indtruffet siden sidste bestyrelsesmøde.

2.2 – Når sager ikke kan udsættes til et bestyrelsesmøde, kan formanden helt undtagelsesvis beslutte på bestyrelsens vegne. Formanden skal dog om muligt forinden – eventuelt telefonisk – søge godkendelse hos et flertal af bestyrelsen. Der henvises i øvrigt til  vedtægternes § 6 om selskabets tegningsregel. På bestyrelsens førstkommende møde derefter, skal sagen forlægges til drøftelse.

3 Indkaldelse og mødehyppighed
3 – Der afholdes mindst 4 møder om året. Møderne fastsættes for  det kommende år på årets sidste møde.

3.1 – Formanden eller lederen efter bemyndigelse indkalder til bestyrelsesmøde med minimum 1 uges varsel og påser, at dagsorden og alt nødvendigt bilagsmateriale fremsendes inden samme frist.

3.2 – Der kan afholdes ekstraordinære møder jf.institutionens vedtægter § 5.

3.3 – Bestyrelsen skal ekstraordinært indkaldes, når blot et medlem ønsker dette.

4 Beslutningsdygtighed
4 – Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsen er til stede.

4.1 – Bestyrelsen træffer beslutninger ved stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

4.2 – CSM Syd – Frivilligsektions daglige leder deltager uden stemmeret i alle møderne.

5 Forhandlingsprotokol
5 – Bestyrelsen fører en forhandlingsprotokol, hvori indsættes samtlige referater fra de afholdte bestyrelsesmøder. Referaterne skal både indeholde beslutningerne og forhandlingerne.

5.1 – Protokollen opbevares på institutionens kontor.

5.2 – Ved begyndelsen af hvert bestyrelsesmøde godkendes og underskrives referatet fra det foregående møde af den samlede bestyrelse og indsættes i protokollen.

5.3 – Såfremt et bestyrelsesmedlem eller lederen ikke er enig i en beslutning, som flertallet har truffet, kan denne forlange at få det noteret i forhandlingsprotokollen.

5.4 – Hvert mødereferat skal medtage følgende:

1. Navn på mødedeltagerne.
2. Dagsorden og evt. ændringer.
3. Bestyrelsens forhandlinger
4. Beslutninger truffet i henhold til dagsordenen og baggrunden for
5. Navn på referenten

6 Suppleanter
6 – Har et medlem af bestyrelsen meldt afbud, og er der valgt suppleanter til bestyrelsen eller for bestemte medlemmer af bestyrelsen, skal vedkommende suppleant have ret til at træde i medlemmets sted.

6.1 – Kortvarigt fravær på grund af sygdom, bortrejse, andet arbejde eller anden lignende årsag skal dog ikke anses som forfald, som gør det nødvendigt at lade suppleanten indtræde i medlemmets sted.

6.2 – Er der ikke valgt suppleanter, skal bestyrelsen ved et medlems udtræden supplere sig selv i overensstemmelse med vedtægterne

7 Tavshedspligt – Information til medarbejdere
7 – Samtlige bestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt m.h.t. de informationer, de modtager på bestyrelsesmøderne.

7.1 – Som udgangspunkt vil alle referater være tilgængelige med mindre sagen behandles som et fortroligt punkt og dermed lukket punkt.

8 Ansættelse af leder m.v.
8 – Ansættelse og afskedigelse af leder og ændring i dennes ansættelsesvilkår kræver, at 2/3 af bestyrelsen er enig heri.

9 Inhabilitet
9 – Såfremt bestyrelsen skal træffe beslutninger, der berører en eller flere af bestyrelsens medlemmer, er disse ikke berettiget til at deltage i afstemningerne.

10 Institutionens ledelse
10 – Den daglige ledelse påhviler lederen, der udfører den inden for de retningslinjer, som aftales med bestyrelsen.

10.1 – Bestyrelsen har det overordnede ansvar for, at selskabet opfylder kravene ifølge lovgivning og vedtægter.

10.2 – Bestyrelsen skal varetage den overordnede og strategiske ledelse og sikre en forsvarlig organisation af selskabets virksomhed og påse, at

1. bogføring og regnskabsaflæggelsen foregår på en måde, der efter instutionens forhold er tilfredsstillende,
2. der er etableret de fornødne procedurer for risikostyring og interne kontroller,
3. bestyrelsen løbende modtager den fornødne rapportering om institutionens økonomiske forhold og status
4. lederen udøver sit erhverv på en behørig måde og efter bestyrelsens retningslinjer,

10.3 – Bestyrelsen udarbejder den overordnede strategi på grundlag af oplæg fra ledelsen og godkender de udarbejdede budgetter.

10.4 – Bestyrelsen pålægger ledelsen på det første bestyrelsesmøde i hvert kalenderår, at:

1. gennemgå retningslinierne for oprettelse og føring af bøger, fortegnelser og protokoller i overensstemmelse med lovgivningens til enhver tid gældende krav,
2. gennemgå selskabets organisation såsom regnskabsfunktion, intern kontrol, edb- organisation og budgettering,
3. gennemgå retningslinierne for, hvordan bestyrelsen sikres de oplysninger, der er nødvendige til Løsning af dens opgaver,
4. der er tegnet behørige forsikringer, herunder skades- og ansvarsforsikringer og
5. gennemgå de retningslinier, der sikrer tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision.

10.5 – Bestyrelsen pålægger ledelsen på hvert eneste bestyrelsesmøde, at

1. gennemgå det – senest 8 dage før mødet – til bestyrelsen fremsendte perioderegnskab for den forudgående periode med skriftlige kommentarer til budgetafvigelser og med oplysninger om selskabets likviditet, faglige status og mængder, samt væsentlige dispositioner.
2. gennemgå, om institutionens budgetgrundlag er i overensstemmelse med tilbud og planlagte aktiviteter.

10.6 – Bestyrelsens interne revisor aflægger rapport ved hvert bestyrelsesmøde.

11 Usædvanlige anliggender
11 – Usædvanlige anliggender skal altid forelægges bestyrelsen, inden beslutning træffes. Forelæggelse kan eventuelt ske gennem telefonmøde eller på anden hensigtsmæssig måde, såfremt der ikke er tid til at følge den sædvanlige procedure.

12 Lederens beretning
12 – Bestyrelsen påser, at ledelsen udarbejder behørig beretning til brug for årsrapportens udarbejdelse.

12.1 – Årsrapporten underskrives af såvel ledelse som bestyrelse.

12.2- Eventuel uenighed i rapporten skal, hvis det ønskes, fremgå af årsrapporten.

12.3 – Indtil andet besluttes, følges KFUM Sociale Arbejde´s regnskabsprocedure – gælder tillige punkt 13 og 14

13 Godkendelse af årsrapport
13 – Inden formidling af årsrapport gennemgår bestyrelsen årsrapporten til godkendelse.

13.1 – I dette møde deltager evt institutionens revisor eller dennes repræsentant.

13.2 – I tvivlstilfælde er bestyrelsen selv ansvarlig for at få tvivl vedrørende de enkelte poster afklaret.

14 Revisionspåtegnelse af årsrapporten
14 – Bestyrelsen påser, at årsrapporten får behørig revisionspåtegning.

15 Strategiplanens udarbejdelse, gennemførelse og status
15 – Ved første møde i efteråret, fremlægger ledelsen oplæg til strategiplan for det kommmende år.

15.1 – Forslaget drøftes, tilrettes og godkendes af bestyrelsen.

15.2 – Ved hvert bestyrelsesmøde fremlægger ledelsen kort status vedr. strategiplanens gennemførelse.

15.3 – Til årets første møde udarbejder ledelsen en  halvårsstatus

15.4 – Ved første møde i efteråret fremlægges årsrapport vedr. stategiplanens gennemførelse samt forslag til justeringer af planen.

16 Skriftlige og elektroniske møder
16 – Møder kan afholdes både skriftligt og elektronisk, hvis alle er enige herom og det er hen- sigtsmæssigt.

17 Ændringer i forretningsordenen
17 – Ændringer i forretningsordenen kan kun ske med 2/3 flertal.