1. Generelt
Denne persondatapolitik er gældende for samtlige af de oplysninger, som du giver til os, og/eller som vi indsamler om dig. Her kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine oplysninger, og hvor længe vi opbevarer oplysninger om dig m.m.
2. Dataansvarlig
CSM Midt Nord er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har indsamlet og modtaget om dig.
CSM Midt Nord
Nørreport 26, Baghuset, st.
8000 Aarhus C
20 22 45 80
csm@csm-midtnord.dk
CVR nr.: 34979235
Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at henvende dig til os på via ovenstående kontaktinfo.
Den overordnede retslige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering. I tillæg hertil kommer den lov, som måtte blive vedtaget på baggrund af forslag til lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger fremsat den 25. oktober 2017.
3. CSM Midt Nord behandler følgende persondata
Almindelige personoplysninger:
Navn, adresse, kontaktoplysninger, cpr.nr., generelle livsstilsoplysninger, arbejdsoplysninger, familieforhold.
Personfølsomme oplysninger:
Oplysninger om væsentlige sociale problemstillinger og andre private forhold omkring seksualitet og relationer, oplysninger om socialstøtte, familiestridigheder, tvangsfjernelse af børn, strafbare forhold samt andre oplysninger, der måtte komme frem under samtalerne og som har relevans for det psykoterapeutiske arbejde.
Vi behandler de personlige oplysninger til følgende formål:
Nødvendigt med navn, adresse, CPR-nr. og kontaktoplysninger for at kunne oprette klienten i vores journalsystem – og senere kontakte klienten. CPR-nr. bruger vi for at sikre, at alle klienter kun er registreret en gang. Desuden for at kunne dokumentere, at vi har reelle klienter. Personfølsomme oplysninger, der bliver oplyst under telefonsamtalen og som har relevans for visitationen af klienten, vil blive noteret i klientens journal i Sensum Bosted.
Både almindelige og personfølsomme personoplysninger hjælper psykologen med at danne sig et samlet indtryk af klienten, for en bedre visitation, psykoterapeutisk behandling, rådgivning og/eller udredning.
Retsgrundlaget for vores behandling af klienters personoplysninger følger af:
Når klienter bliver indskrevet hos os, behandler vi personoplysninger til netop det pågældende formål. Det juridiske grundlag er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en aftale, den registrerede er eller bliver part i: Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
Personlige oplysninger:
Navn, adresse, kontaktoplysninger, cpr.nr., generelle livsstilsoplysninger, arbejdsoplysninger, familieforhold.
Personfølsomme oplysninger:
Oplysninger om væsentlige sociale problemstillinger og andre private forhold omkring seksualitet og relationer, oplysninger om socialstøtte, familiestridigheder, tvangsfjernelse af børn, strafbare forhold samt andre oplysninger, der måtte komme frem under samtalerne og som har relevans for det psykoterapeutiske arbejde.
Vi behandler de personlige oplysninger til følgende formål:
Hvis du har givet personligt og skriftligt samtykke, så bruges cpr.nr. evt. til videregivelse af oplysninger til tredjepart såsom kommunale sagsbehandlere. Desuden for at sikre, at alle klienter kun er registreret en gang og for at kunne dokumentere, at vi har reelle klienter.
Personfølsomme oplysninger, oplysninger om væsentlige sociale problemer og andre personlige forhold, strafbare forhold og andre informationer, som klienten giver psykologen vil fremgå af klientens elektroniske journal i Sensum Bosted. Oplysningerne hjælper psykologen til at danne sig et samlet indtryk af klienten, og for et sikre en optimal psykoterapeutisk behandling samt rådgivning og/eller udredning.
Retsgrundlaget for vores behandling af klienters personoplysninger følger af:
Vi har journaliseringspligt, jf. Psykologloven. Derudover er oplysningerne nødvendige af hensyn til at kunne opfylde den aftale vi indgår med klienten om at yde behandling/udredning (Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).
Personlige oplysninger:
Kun navn kendes af de øvrige deltager i gruppen.
Personfølsomme oplysninger:
Alle sessioner optages på video. Psykologerne fører journal i hver deltagers journal ang. deltagelse, afbud, udeblivelse samt informationer, som deltageren oplyser under forløbet bl.a. vedr. sociale forhold og psykiske tilstand.
Alle sessioner optages på video. Alle deltagere har tavshedspligt. Psykologerne fører journal i hver deltagers journal ang. deltagelse, afbud, udeblivelse samt informationer, som deltageren oplyser under forløbet bl.a. vedr. sociale forhold og psykiske tilstand.
Retsgrundlaget for vores behandling af klientens personoplysninger følger af:
Videooptagelserne samt journalnotaterne er nødvendige af hensyn til at kunne opfylde den aftale, vi indgår med klienten om at yde behandling/udredning (Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).
Vi spørger om navn, adresse og kontaktoplysninger for at kunne kontakte brugeren, hvis dette ønskes i forbindelse med aktiviteter i Frivilligsektionen. Men brugere kan efter eget ønske være anonyme. Der føres ikke journal over samtaler med brugere i Frivilligsektionen.
Retsgrundlaget for vores behandling af brugernes personoplysninger følger af:
Når brugere bliver indskrevet hos os, behandler vi almindelige personoplysninger til netop det pågældende formål. Det juridiske grundlag er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en aftale, den registrerede er eller bliver part i: Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
4. Opbevaring af personfølsomme data
CSM Midt Nord opbevarer personfølsomme data og journalfører elektronisk i IT-systemet EG Sensum Bosted. Sensum Bosted er et sikkert datasystem, der overholder Datatilsynets krav til opbevaring af personfølsomme data, med driftsovervågning 24 timer i døgnet, 365 dage om året.
Alle medarbejdere har personligt password til at tilgå Sensum Bosted. Passwordet ændres hver 3. måned.
Vi har papirjournaler på alle klienter på venteliste til behandling, klienter i behandling, klienter der har afsluttet behandling og klienter der er afsluttet uden behandling. Alle papirjournaler arkiveres i fem år. Papirjournaler arkiveres i aflåste journalskabe, som står i et brandsikkert, aflåst rum. Alle medarbejdere har nøgle til dette rum, som altid er aflåst udenfor arbejdstid.
Videoer af enkelte individuelle terapisessioner, alle gruppeterapeutiske sessioner samt sessioner i de psykoedukative uddannelsesforløb gemmes på et sikkert og krypteret video-drev. Dette drev har kun medarbejdere hos CSM Midt Nord adgang til. Disse videoer bliver udelukkende brugt til supervision af psykologer hos CSM Midt Nord. Når supervisionen er overstået slettes videoen umiddelbart og senest 14 dage efter supervisionen er afsluttet.
5. Ekstern persondatapolitik
Alle medarbejdere har tavshedspligt. Der indhentes straffeattest ifm. ansættelse hos CSM Midt Nord. Straffeattesten opbevares elektronisk i medarbejderens mappe i Sensum Bosted.
Vi videregiver kun personlige og personfølsomme oplysninger om klienter og brugere internt i CSM Midt Nord, hvis klienten eller brugeren selv har givet særligt, skriftligt samtykke hertil.
Oplysninger om klienter eller brugere hos CSM Midt Nord, der står på venteliste til visitation eller behandling, går i behandling eller er registreret i Frivilligsektionen gives ikke videre til tredjepart, medmindre klienten eller brugeren selv har informeret en tredjepart – og givet denne samtykke til indhentelse af oplysninger – f.eks. en kommunal sagsbehandler, om klientens opskrivning på venteliste eller igangværende behandlingsforløb hos os.
Almindeligvis vil udveksling af oplysninger foregå via anmodning om attest, aktuel situation eller vurdering, som beskrevet i ”Det Social-Psykologiske Samarbejde indgået mellem KL og Dansk Psykolog Forening, hvor der som udgangspunkt foreligger samtykke fra klienten, indhentet af den forespørgende myndighed.
I forbindelse med forestående samarbejde med tredjepart, fx kommunal sagsbehandler ved ekspedition af attest, aktuel situation (Psyk 125) eller vurdering (Psyk 135) eller ift udveksling af journaler med behandlingspsykiatri og/eller praktiserende læge, underskriver klienten ”tilføjelse til samtykkeerklæring”
Attest, aktuel situation eller vurdering gennemgås altid med klienten, inden den afsendes. Journal udleveres aldrig til andre end klienten. Andre aktører får kun udleveret journal, hvis klienten har givet samtykke hertil.
6. Sletning af journaler
Vi opbevarer klienters personoplysninger i op til fem år fra de bliver afsluttet i behandling, jf. Psykologloven. Herefter slettes disse. Papirjournaler makuleres. I Sensum Bosted kan vi ikke slette klienter. I stedet overføres alle klienter fem år efter de er afsluttet, til en særlig afdeling (”Slettede klienter”) i Sensum Bosted hvortil kun administrator hos CSM Midt Nord har adgang.
Vi opbevarer brugeres personoplysninger i op til tre år fra de ophører med at benytte sig af aktiviteterne i frivilligsektionen. Herefter slettes disse.
7. Hvis du søger job hos CSM Midt Nord
Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om jobsøgere:
Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, kontaktoplysninger fødselsdato, generelle livsstilsoplysninger, arbejdsoplysninger, familieforhold samt andre oplysninger, de måtte give os enten i en jobansøgning eller til en eventuel jobsamtale.
Vi behandler personoplysninger til følgende formål:
Vi behandler oplysningerne med det formål at svare på ansøgninger og evt. invitere til en jobsamtale samt informere ansøgeren om resultatet af en eventuel samtale.
Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysningerne følger af: Nødvendig af hensyn til opfyldelse af en aftale, den registrerede er eller bliver part i: Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b
Hvis du ikke bliver ansat, makulerer/sletter vi ansøgningen senest 3 mdr. efter ansøgningsfristens udløb.
8. Procedure for håndtering af registreredes rettigheder
I forbindelse med visitationssamtaler hos CSM Midt Nord udfylder klienter en ”samtykkeerklæring til behandling af personoplysninger”. Klienter udfylder også en ”samtykkeerklæring til brug af testmateriale til forskningsprojekt”. I relevante tilfælde udfylder klienten ”samtykke til videooptagelse” samt ”tilføjelse til samtykkeerklæring”.
De udfyldte erklæringer opbevares i klientens papirjournal og i klientens elektroniske journal i Sensum Bosted.
Udlevering af oplysninger om klienten til eksterne samarbejdspartnere gives kun efter direkte godkendelse og accept af klienten. Klienten gennemlæser altid materiale før videregivelse.
Klienter kan kun oprettes i CSM Midt Nords journalsystem ved personlig eller telefonisk samtale. Tredjemand kan ikke oprette klienter.
Klienter kan til enhver tid få udleveret egne journalnotater og behandlingsplaner samt korrespondancer med tredjepart. Opgørelser af de psykologiske MCMI-tests udleveres ikke, da der ophavsretsligt er copyright på disse.
Ved registrering af brugere i Frivilligsektionen anbefaler vi, at brugeren underskriver ”samtykke- og tavshedserklæring”. Brugeren kan være anonym i Frivilligsektionen, hvis det ønskes. Erklæringer uploades i Sensum Bosted.
9. Klage til tilsynsmyndighed
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn: Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk
10. Opdatering af persondatapolitik
CSM Midt Nord er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af politikken.
Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.
Denne politik er senest opdateret 6. juli 2020.